1.3. Facilitación de grupos y dinámicas asamblearias
1.3.4. Las fases de la facilitación
La persona que realiza la facilitación debe realizar estas tareas relativas a la articulación de la interacción y comunicación entre los diferentes roles durante las tres fases que abarca el proceso de facilitación: la preparación, la facilitación y el cierre de la reunión o asamblea.
En lo que respecta a la preparación, se deben cumplir los siguientes pasos:
1. Convocatoria: debe indicar al resto del grupo el lugar, fecha y hora de inicio de la reunión mediante los canales habilitados (ya sea correo electrónico, WhatsApp u otros canales de información). En este paso, se debe incluir la lista de temas que abordar y dar la oportunidad al resto de los miembros de proponer otros asuntos. De esta forma, se posibilita a todos los integrantes un conocimiento previo sobre lo que se va a debatir.
2. Material: hay que preparar los dispositivos necesarios para que la asamblea sea fluida (por ejemplo, pizarras, proyectores, copias de los documentos que se analizan, portafolios, etc.). Además, hay que procurar que el espacio esté bien iluminado y sea poco ruidoso, ya que las asambleas requieren una especial concentración.
Debido a la importancia de las dimensiones corporales y afectivas que articulan estos espacios de interacción grupal, convencionalmente se ha entendido que estos debían ser preferentemente presenciales. No obstante, al igual que en muchos otros aspectos, la pandemia de la COVID-19 obligó a repensar en formato virtual muchas actividades, también la de la facilitación. A raíz de ello, se organizaron múltiples actividades formativas y materiales al respecto, como, por ejemplo, la guía de los activistas Jeanne Rewa y Daniel Hunter, titulada Cómo facilitar grupos en línea: Guía práctica para facilitar cursos, reuniones y eventos en línea durante la pandemia, descargable en el siguiente enlace: http://www.leadinggroupsonline.org/espanol.html.
3. Colaboración con las personas asistentes: para facilitar mejor los temas, resulta útil preparar cada tema con la persona que lo ha propuesto o lo debe presentar. También preguntar a las y los integrantes cómo se encuentran antes de la reunión para conocer su estado emocional y saber de este modo el enfoque más adecuado.
En lo que respecta a la fase de facilitación de la asamblea, normalmente tienen lugar los siguientes momentos:
1. Acogida: debe ser el punto de inicio, ya sea dando una bienvenida, preguntando a las y los participantes cómo se encuentran o posibilitando que se saluden. Ello permite aumentar la sensación de inclusión.
2. Presentación de los temas: a continuación, se presentará cada tema, para que todo el mundo sea consciente de los asuntos que se abordarán. En el momento de presentar cada tema, es recomendable enmarcar de qué tipo de asunto se trata. La forma más sencilla es clasificarlos en temas estratégicos, tácticos y operativos.
Tabla 2. Temas
| Estratégicos | Versan sobre decisiones a largo, y suelen requerir mucho tiempo de debate al implicar consecuencias de gran calado. Decidir qué campaña se prioriza o debatir un cambio organizativo importante son ejemplos de puntos estratégicos. |
| Tácticos | Son asuntos de a medio plazo que tienen impacto en el grupo, pero no tienen tanta dimensión como los estratégicos. Decidir un calendario de acciones en el que se ejecutará una estrategia es un ejemplo de asunto táctico. |
| Operativos | Son cuestiones a corto plazo para resolver problemas diarios. Ejemplo de un tema operativo sería buscar una persona responsable para administrar una cuenta de correo o recordar la fecha de unos talleres. |
Es importante distribuir los tempos correlativamente al debate plausible que se genera en cada tipo de tema para evitar nervios entre las y los asistentes. Los temas estratégicos requerirán más tiempo, al afectar al grueso del grupo; los temas tácticos también pueden implicar cierto nivel de debate, mientras que los operativos se pueden resolver en pocos minutos.
3. Debates: Cuando el asunto requiere un debate, se pueden utilizar diversas metodologías según nuestros objetivos:
Tabla 3. Metodologías de los debates
| Asamblea en abierto | Realizar un debate con todos los integrantes al mismo tiempo. Estas asambleas son útiles para posibilitar una mayor sensación de grupo. La dificultad de este método estriba en que aquellos con mayor veteranía y capacidad retórica tienden a participar más, dificultando que otras voces puedan participar. |
| Portavoces | Este sistema implica distribuir a los miembros en grupos pequeños. Cada grupo debate los temas en cuestión, y después escogen a un portavoz que transmite sus conclusiones al resto de la asamblea. La ventaja de este método es que posibilita que todo el mundo participe y la desventaja es que el momento en el que los portavoces transmiten los acuerdos puede ser lento y repetitivo. |
| Grupo de expertos | Los miembros se dividen en grupos pequeños para que piensen una propuesta sobre un asunto. Posteriormente, se reorganizan los miembros en otros grupos de forma que los grupos resultantes integran miembros de diferentes equipos. Y se vuelve a trabajar la propuesta. Este método posibilita una mayor participación y atención al tema tratado al impulsar la participación entre personas que han trabajado diferentes aspectos del tema. Ahora bien, el método requiere un buen control sobre los integrantes de cada grupo y puede generar debates reiterativos. |
| Bola de nieve | En este método se da un tiempo para que cada persona reflexione individualmente sobre el tema, después se debate por parejas, a continuación, en grupos de cuatro, luego se amplía a ocho y, por último, se finaliza con una asamblea en abierto. El objetivo es que en cada fase se vaya elaborando una propuesta final, de forma que el método puede allanar el camino a un consenso en el grupo. La dificultad estriba en que este método requiere mucho tiempo de ejecución. |
| Brainstorming | Se recogen ideas, pero sin entrar a evaluarlas. Este sistema permite que surjan muchas propuestas y diferentes enfoques, ya que al no entrar a evaluarlas se posibilita que las y los participantes contribuyan sin constricciones. Una vez que se han recogido las propuestas, se puede abrir una etapa para evaluarlas. Es recomendable recogerlas en algún elemento de apoyo visual, como una pizarra, documentos o en papeles grandes, de forma que el grupo pueda seguir la dinámica. La dificultad del método estriba en que a menudo las ideas surgen caóticas y desordenadas, y requieren que sean estructuradas por el facilitador siguiendo algún criterio: compatibilidad entre las propuestas, dificultad de ejecución, tiempo necesario en su realización, etc. |
4. Toma de decisiones: el sistema de toma de decisiones afecta especialmente a la emocionalidad de las personas participantes. Podemos destacar tres formas: la delegación, la votación y el consenso.
Tabla 4. Formas para la toma de decisiones
| Delegación | Funciona dejando la decisión final en manos de un individuo o grupo pequeño. Es muy útil para avanzar rápido en las asambleas y puede ser un sistema resolutivo para asuntos operativos a los que no se quiera dedicar mucho tiempo. El peligro estriba en que genere una sensación de jerarquía entre los asistentes, que lleguen a pensar que las personas encargadas de la decisión final escogen la iniciativa que más les favorezca. Una forma de suavizar este riesgo es procurar que exista una rendición de cuentas en la asamblea de las decisiones tomadas, dando la oportunidad de que se conviertan en objeto de debate, si hay asistentes que así lo desean. |
| Votación | Funciona mediante la expresión de preferencias de las personas del grupo por una o diversas propuestas. La votación es útil para desencallar debates en los que no ha sido posible un consenso, y permite visualizar los diferentes pareceres de los participantes. Pero surgen riesgos de conflicto. En el caso de que una propuesta surja por una mayoría cercana al 50 %, se pueden generar coaliciones de participantes enfrentados que generan una división. En el caso de una propuesta que surja por una mayoría grande, del 75 % o más, la minoría que votó diferente puede sentirse marginada, lo que a su vez generará futuros conflictos. Además, en ambas situaciones la adherencia a las decisiones tomadas puede verse mermada. Una forma de suavizar estos riesgos es utilizar este sistema cuando el consenso no ha sido posible y se hayan aplicado los métodos necesarios para que todo el que quisiera pudiera participar del debate. Además de permitir al grupo que votó en un sentido diferente evaluar si las decisiones tomadas han sido efectivas a lo largo del tiempo. También se puede dar una votación por unanimidad, que tiene la ventaja de que el resultado no disgusta especialmente a nadie, pero la desventaja de que podría no terminar de generar convicción en ningún miembro del grupo, al alejarse en demasía de sus propuestas iniciales. |
| Consenso | Es el resultado de un debate en el que las posiciones iniciales tratan de llegar a un punto en común que representa la voluntad de todos o casi todos los miembros del grupo. En este sentido, se trata de generar una propuesta deliberativa, con la que los diferentes miembros se persuaden y ceden posiciones; en vez de presentar y votar unas propuestas ya cerradas. El consenso puede ser absoluto (todos están de acuerdo) o relativo (de un 80 % o más de integrantes). El consenso tiene la ventaja de que puede generar una gran adherencia en los participantes, ya que los acuerdos finales son resultado de un debate inclusivo. Y a pesar de que es un método especialmente valorado por aquellos grupos basados en la horizontalidad, posee sus desventajas:
Ambas desventajas pueden resolverse con una facilitación que permita a cada participante sentirse escuchado y valorado, aun cuando sus propuestas no sean las que se adopten en la asamblea. Y en caso de bloqueo reiterativo, se puede recurrir a una votación. |
El consenso apuesta, por un lado, por la capacidad del grupo de inventar los términos del problema que trata de resolver y, por el otro, por la multiplicidad de las opciones que cabe descubrir para alcanzar ese objetivo. De ahí que el consenso no consista tanto en reunir una unanimidad como en abrir un proceso de empoderamiento. En otras palabras, la unanimidad es, desde un determinado punto de vista, secundaria con respecto a los caminos que han presidido la obtención de un acuerdo. O también, el consenso es a la vez la forma y el resultado de la construcción de un objeto colectivo, razón por la cual difiere bastante de un voto unánime.
«En un proceso decisional, se puede decir que la calidad se mide por el hecho de que (todos) los que han participado en él saben que se trata de su decisión, que han sido personalmente partícipes de esta, pero que la posibilidad de decir “ésta es mi decisión” es, en su caso, un logro del colectivo».
5. Conclusiones y acuerdos: la reunión debe finalizar con una síntesis de las conclusiones y acuerdos, así como con un relato común en el que las personas participantes se sientan integradas; además de procurar que se pueda reproducir para las personas que no han podido asistir. Para ello, se puede hacer uso de un acta que recoja el debate y las conclusiones a grandes rasgos. Además, debe ser capaz de detectar malestares entre los asistentes para ser trabajados en sesiones futuras o paralelas de cara a evitar conflictos.