1.3. Facilitació de grups i dinàmiques assembleàries
1.3.4. Les fases de la facilitació
La persona que duu a terme la facilitació ha de fer aquestes tasques relatives a l’articulació de la interacció i comunicació entre els diferents rols durant les tres fases que abasta el procés de facilitació: la preparació, la facilitació i el tancament de la reunió o assemblea.
Pel que fa a la preparació, cal complir els passos següents:
1. Convocatòria: ha d’indicar a la resta del grup el lloc, la data i l’hora d’inici de la reunió mitjançant els canals habilitats (sigui correu electrònic, WhatsApp o altres canals d’informació). En aquest pas, cal incloure la llista de temes a abordar i donar l’oportunitat a la resta dels membres de proposar altres assumptes. D’aquesta manera, es possibilita a tots els integrants un coneixement previ sobre el que es debatrà.
2. Material: cal preparar els dispositius necessaris perquè l’assemblea sigui fluida (per exemple, pissarres, projectors, còpies dels documents que s’analitzin, portafolis, etc.). A més, cal procurar que l’espai estigui ben il·luminat i sigui poc sorollós, ja que les assemblees requereixen una concentració especial.
A causa de la importància de les dimensions corporals i afectives que articulen aquests espais d’interacció grupal, convencionalment, s’ha entès que aquests havien de ser preferentment presencials. No obstant això, igual que en molts altres aspectes, la pandèmia de la COVID-19 va obligar a repensar en format virtual moltes activitats, també la de la facilitació. Arran d’això, es van organitzar múltiples activitats formatives i materials sobre aquest tema, com, per exemple, la guia dels activistes Jeanne Rewa i Daniel Hunter, titulada Cómo facilitar grupos en línea: Guía práctica para facilitar cursos, reuniones y eventos en línea durante la pandemia, descargable en l’enllaç següent: http://www.leadinggroupsonline.org/espanol.html.
3. Col·laboració amb les persones assistents: per facilitar millor els temes, és útil preparar cada tema amb la persona que l’ha proposat o l’ha de presentar. També preguntar a les i els integrants com es troben abans de la reunió per conèixer el seu estat emocional i saber d’aquesta manera l’enfocament més adequat.
Pel que fa a la fase de facilitació de l’assemblea, normalment, tenen lloc els moments següents:
1. Acolliment: ha de ser el punt d’inici, sigui donant una benvinguda, preguntant a les i els participants com es troben o possibilitant que se saludin. Això permet augmentar la sensació d’inclusió.
2. Presentació dels temes: a continuació, es presentarà cada tema, perquè tothom sigui conscient dels assumptes que s’abordaran. En el moment de presentar cada tema, és recomanable emmarcar de quina mena d’assumpte es tracta. La manera més senzilla és classificar-los en temes estratègics, tàctics i operatius.
Taula 2. Temes
| Estratègics | Versen sobre decisions a llarg, i solen requerir molt de temps de debat, atès que impliquen conseqüències de gran importància. Decidir quina campanya es prioritza o debatre un canvi organitzatiu important són exemples de punts estratègics. |
| Tàctics | Són assumptes de mitjà termini que tenen impacte en el grup, però no tenen tanta dimensió com els estratègics. Decidir un calendari d’accions en què s’executarà una estratègia és un exemple d’assumpte tàctic. |
| Operatius | Són qüestions a curt termini per resoldre problemes diaris. Un exemple d’un tema operatiu seria buscar una persona responsable per administrar un compte de correu o recordar la data d’uns tallers. |
És important distribuir els tempos correlativament al debat plausible que es genera en cada tipus de tema per evitar nervis entre les i els assistents. Els temes estratègics requeriran més temps, ja que afecten el gruix del grup; els temes tàctics també poden implicar cert nivell de debat, mentre que els operatius es poden resoldre en pocs minuts.
3. Debats: quan l’assumpte requereix un debat, es poden utilitzar diverses metodologies segons els nostres objectius:
Taula 3. Metodologies dels debats
| Assemblea en obert | Fer un debat amb tots els integrants alhora. Aquestes assemblees són útils per possibilitar una sensació de grup més gran. La dificultat d’aquest mètode consisteix en el fet que aquells amb més experiència i capacitat retòrica tendeixen a participar-hi més, de manera que dificulten que altres veus puguin participar-hi. |
| Portaveus | Aquest sistema implica distribuir els membres en grups petits. Cada grup debat els temes en qüestió, i després trien un portaveu que transmet les seves conclusions a la resta de l’assemblea. L’avantatge d’aquest mètode és que possibilita que tothom hi participi i el desavantatge és que el moment en què els portaveus transmeten els acords pot ser lent i repetitiu. |
| Grup d’experts | Els membres es divideixen en grups petits perquè pensin una proposta sobre un assumpte. Posteriorment, es reorganitzen els membres en altres grups de manera que els grups resultants integren membres de diferents equips. I es torna a treballar la proposta. Aquest mètode possibilita més participació i atenció al tema tractat en impulsar la participació entre persones que han treballat diferents aspectes del tema. Ara bé, el mètode requereix un bon control sobre els integrants de cada grup i pot generar debats reiteratius. |
| Bola de neu | En aquest mètode es dona un temps perquè cada persona reflexioni individualment sobre el tema; després, es debat per parelles; a continuació, en grups de quatre; després, s’amplia a vuit; i, finalment, s’acaba amb una assemblea en obert. L’objectiu és que en cada fase es vagi elaborant una proposta final, de manera que el mètode pot aplanar el camí a un consens en el grup. La dificultat consisteix en el fet que aquest mètode requereix molt temps d’execució. |
| Brainstorming | Es recullen idees, però sense entrar a avaluar-les. Aquest sistema permet que sorgeixin moltes propostes i diferents enfocaments, ja que com que no les avalua, es possibilita que les i els participants contribueixin sense constriccions. Un cop s’han recollit les propostes, es pot obrir una etapa per avaluar-les. És recomanable recollir-les en algun element de suport visual, com una pissarra, documents o en papers grans, de manera que el grup pugui seguir la dinàmica. La dificultat del mètode consisteix en el fet que sovint les idees sorgeixen caòtiques i desordenades, i requereixen que siguin estructurades pel facilitador seguint algun criteri: compatibilitat entre les propostes, dificultat d’execució, temps necessari en la seva realització, etc. |
4. Presa de decisions: el sistema de presa de decisions afecta especialment l’emocionalitat de les persones participants. Podem destacar-ne tres formes: la delegació, la votació i el consens.
Taula 4. Maneres per la presa de decisions
| Delegació | Funciona deixant la decisió final en mans d’un individu o grup petit. És molt útil per avançar ràpidament en les assemblees i pot ser un sistema resolutiu per a assumptes operatius als quals no es vulgui dedicar molt de temps. El perill consisteix en el fet que generi una sensació de jerarquia entre els assistents, que arribin a pensar que les persones encarregades de la decisió final trien la iniciativa que més els afavoreix. Una manera de suavitzar aquest risc és procurar que hi hagi una rendició de comptes en l’assemblea de les decisions preses, de manera que es doni l’oportunitat que es converteixin en objecte de debat, si hi ha assistents que així ho desitgen. |
| Votació | Funciona mitjançant l’expressió de preferències de les persones del grup per una o diverses propostes. La votació és útil per desencallar debats en què no ha estat possible un consens, i permet visualitzar els diferents parers dels participants. Però sorgeixen riscos de conflicte. En el cas que una proposta sorgeixi per una majoria pròxima al 50 %, es poden generar coalicions de participants enfrontats que generen una divisió. En el cas d’una proposta que sorgeixi per una majoria gran, del 75 % o més, la minoria que va votar diferent es pot sentir marginada, la qual cosa alhora generarà futurs conflictes. A més, en totes dues situacions, l’adherència a les decisions preses es pot veure minvada. Una manera de suavitzar aquests riscos és utilitzar aquest sistema quan el consens no ha estat possible i s’hagin aplicat els mètodes necessaris perquè tothom qui vulgui pugui participar del debat. A més de permetre al grup que va votar en un sentit diferent avaluar si les decisions preses han estat efectives al llarg del temps. També es pot donar una votació per unanimitat, que té l’avantatge que el resultat no disgusta especialment ningú, però el desavantatge que podria no acabar de generar convicció en cap membre del grup, atès que s’allunya en excés de les seves propostes inicials. |
| Consens | És el resultat d’un debat en què les posicions inicials tracten d’arribar a un punt en comú que representa la voluntat de tots o gairebé tots els membres del grup. En aquest sentit, es tracta de generar una proposta deliberativa, amb què els diferents membres es persuadeixen i cedeixen posicions; en comptes de presentar i votar unes propostes ja tancades. El consens pot ser absolut (tots estan d’acord) o relatiu (d’un 80 % o més d’integrants). El consens té l’avantatge que pot generar una gran adherència en els participants, ja que els acords finals són resultat d’un debat inclusiu. I, malgrat que és un mètode especialment valorat pels grups basats en l’horitzontalitat, posseeix els seus desavantatges:
Tots dos desavantatges es poden resoldre amb una facilitació que permeti a cada participant sentir-se escoltat i valorat, encara que les seves propostes no siguin les que s’adoptin en l’assemblea. I en cas de bloqueig reiteratiu, es pot recórrer a una votació. |
El consens aposta, d’una banda, per la capacitat del grup d’inventar els termes del problema que tracta de resoldre i, d’altra banda, per la multiplicitat de les opcions que cal descobrir per assolir aquest objectiu. Per aquest motiu, el consens no consisteix tant a reunir una unanimitat com a obrir un procés d’apoderament. En altres paraules, la unanimitat és, des d’un punt de vista determinat, secundària respecte als camins que han presidit l’obtenció d’un acord. O també, el consens és alhora la forma i el resultat de la construcció d’un objecte col·lectiu, raó per la qual difereix força d’un vot unànime.
«En un procés decisional, es pot dir que la qualitat es mesura pel fet que (tots) els que hi han participat saben que es tracta de la seva decisió, que n’han estat personalment partícips, però que la possibilitat de dir “aquesta és la meva decisió” és, en aquest cas, un assoliment del col·lectiu».
5. Conclusions i acords: la reunió ha d’acabar amb una síntesi de les conclusions i acords, i també amb un relat comú en què les persones participants se sentin integrades; a més de procurar que es pugui reproduir per a les persones que no hi han pogut assistir. Per a això, es pot fer servir una acta que reculli el debat i les conclusions a grans trets. A més, ha de ser capaç de detectar malestars entre els assistents per ser treballats en sessions futures o paral·leles per tal d’evitar conflictes.